Die wahren Kosten der Frage: 'Hast Du mal 1 Minute?

Macher oder Manager?

„Hast du morgen früh Zeit?“

Du schaust auf deinen leeren Kalender. Du könntest es einrichten, aber eigentlich hattest du geplant, einen großen Teil deines Projekts zu erledigen.

„Äh, ja, ich habe ein paar freie Slots. Wie lange denkst du?“

„Sollte nicht länger als eine Stunde dauern… sagen wir 10 Uhr?“

„Hey, ich melde mich, weil Johannes uns vorgestellt hat. Wollen wir diese Woche einen Kaffee trinken?“

Du denkst, du bräuchtest im Moment nichts, aber möchtest nicht unhöflich sein.

„Ja, ich denke, ich kann Zeit finden.“

„Cool. Hier ist ein großartiger Ort: ADRESSE. Ich treffe dich dort, sagen wir um 14 Uhr?“

„Ja, das passt. Bis dann.“

Die zwei Arten von Kalendern

Beide dieser Gespräche repräsentieren Millionen von Interaktionen, die täglich stattfinden. Was dabei oft übersehen wird, ist, dass diese Art von Austausch die eine Person zehnmal mehr kostet als die andere. Lass mich das erklären.

Es gibt zwei sehr unterschiedliche Arten, Zeit für zwei sehr unterschiedliche Arbeitsweisen und Arbeiter zu managen. Es gibt Macher und es gibt Manager. Ich fange mit den Managern an, weil die meisten Menschen mit dieser Art des Zeitmanagements vertraut sind.

Manager

Manager teilen ihre Zeit in kleine 30-60 Minuten Blöcke auf. Das gibt ihnen zwischen 10 und 20 Arbeitsblöcke pro Tag. Und jeder Block unterscheidet sich oft vom vorherigen.

Ihre Arbeit hängt oft von Meetings ab, in denen sie andere anleiten. Sie sammeln Daten und berichten, um zu überzeugen, zu führen, zu trainieren, zu ermutigen und Entscheidungen zu treffen. Sie sprechen mit vielen verschiedenen Menschen und erledigen den ganzen Tag über viele verschiedene Aufgaben. Sie haben einen ziemlich klaren Anfang und ein Ende ihres Arbeitstages. Sie arbeiten im Grunde bis zu ihrem letzten Kalendereintrag.

Für Manager ist ein leerer Zeitblock eine verlorene Gelegenheit. Aus diesem Grund behandeln sie Zeit wie eine Währung. Ein leerer Zeitblock bedeutet „frei“ und kann mit Manager-Aufgaben gefüllt werden. Der einzige wirkliche Kostenfaktor für sie ist die Koordination mit dem leeren Zeitblock einer anderen Person. Auf dem Papier, da sie an Meetings „arbeiten“, macht ein gemeinsam gefüllter Slot beide Personen produktiver.

Ihr Ziel ist es, alle Blöcke in ihrem Tag zu nutzen, um ihre Zeit zu maximieren. Fair genug.

Macher

Macher hingegen machen tatsächlich Dinge. Und sie können nicht in kleinen 30-60 Minuten Blöcken arbeiten. Je nachdem, was sie machen, benötigen sie sehr große Zeitblöcke, halbe oder ganze Tage. Daher haben sie weniger davon. Sie haben möglicherweise nur 1-2 Zeitblöcke pro Tag und vielleicht 10 bis 14 pro Woche.

Die Arbeit ist oft von außen ähnlich, besonders von Tag zu Tag. Für sie gibt es bekannte Arbeitseingaben (wie Tastenanschläge), aber variable Ausgaben (sie machen oft jedes Mal etwas anderes). Selten haben sie eine Aufgabe, die sie in einem 30-Minuten-Block beenden können. Ihre Tage beginnen typischerweise zur gleichen Zeit, enden jedoch variabel. Sie arbeiten „zielorientiert“. Mit anderen Worten, sie arbeiten, bis ihre Qualitätsausgabe pro Zeiteinheit sinkt. Ihre Leistung entscheidet, wann sie für den Tag fertig sind. Und im Vergleich zu Managern haben sie eine begrenztere Zeit, in der sie arbeiten können, bis sie sich geistig erschöpfen. Auf einer größeren Zeitskala wechseln die besten Macher nur die Aufgabe, wenn das Projekt, an dem sie arbeiten, abgeschlossen ist. Ihre Arbeit hat also relativ geringe Dringlichkeit im Vergleich zum schlagkräftigen Manager, kann aber gleichzeitig von höchster Bedeutung sein.

Von außen betrachtet sieht viel ihrer Arbeit möglicherweise gar nicht nach Arbeit aus. Ein beeindruckender Prozentsatz der Zeit fließt nicht in sichtbare Arbeit. Es geht oft darum, herauszufinden, wie man die sichtbare Arbeit erledigt. Sie lösen keine Probleme, um zu arbeiten, das Lösen ist die Arbeit. Sie können 45 Minuten lang feststecken und dann plötzlich kommt die Lösung. Manchmal können Problemlösungs-Durststrecken Tage dauern. In meinem Fall hat es mich fast 6 Monate gekostet, nur das Inhaltsverzeichnis für unsere Vertriebsschulungen zu erstellen. Das ist die Arbeit eines Machers. Es bedeutet, Dinge zu tun, zu produzieren, was niemand zuvor produziert hat. Zumindest nicht jemand, zu dem sie Zugang haben. Und es bedeutet auch, auf Weisen zu produzieren, wie es vielleicht noch niemand gemacht hat. Andernfalls würden sie etwas anderes machen.

Aufgrund der Natur ihrer Arbeit entstehen ihnen enorme Kosten durch Aufgabenwechsel. Ein Meeting, selbst ein kurzes, teilt den größeren Block in zwei kleinere, nahezu unbrauchbare Blöcke für die Arbeit eines Machers. Eine ganze Arbeitseinheit – Puff! Zum Beispiel zerstört ein 30-minütiges Meeting um 10 Uhr ihren Morgenblock in 2 Stunden und 1,5 Stunden. Nicht genug, um wieder in ihre tiefenabhängige Arbeit einzutauchen.

Was noch schlimmer ist: Wenn sie etwas im Zeitplan haben, leiden sie unter dem sogenannten Zeigarnik-Effekt.

Der Zeigarnik-Effekt besagt, dass man sich an offene Aufgaben besser erinnert als an abgeschlossene. Normalerweise ist das eine gute Sache. Für Manager zum Beispiel hilft es ihnen, sich an die Dinge zu erinnern, die sie während des Tages erledigen müssen. Aber für einen Macher ist es ein Gedanken-Parasit. Für sie fressen die offenen Aufgaben und anstehenden Aufgaben Aufmerksamkeit, stören die Konzentration und zerstören die Produktivität eines Machers. Selbst wenn sie wissen, dass etwas am Nachmittag passiert, wissen sie, dass sie ihre Morgenarbeit einschränken müssen. Sie müssen darauf achten, rechtzeitig fertig zu werden. Ganz zu schweigen von den aufdringlichen Gedanken, die ihren Tag unterbrechen. Jetzt müssen sie auch in regelmäßigen Abständen auf die Uhr schauen, was die Arbeit unterbricht, die sie bis zum Meeting erledigen. Und irgendwann beginnen sie darüber nachzudenken, was im Meeting besprochen werden muss, wodurch der Macher vollständig von seinem aktuellen Projekt abgelenkt wird.

Macher erledigen ihre Arbeit außerhalb von Meetings. Für einen Macher bedeutet ein leerer Kalender volle Produktivität. Für Macher ist es einfacher, zu arbeiten, wenn andere nicht arbeiten (früher Morgen und später Abend). Dies begrenzt Unterbrechungen. Aber es erhöht auch drastisch die Zeit, die sie mit ihrer Arbeit verbringen (im Vergleich zur tatsächlichen Arbeitszeit!). Sie „stempeln“ tagsüber ein, werden den ganzen Tag unterbrochen und beginnen dann endlich zu arbeiten, wenn alle anderen aufhören!

Ihr Ziel ist es, den leeren Raum in ihrem Kalender zu maximieren, um so viele große ununterbrochene Zeitblöcke wie möglich zu haben.

Das Problem

Macher und Manager können gleichzeitig existieren. Probleme treten auf, wenn sie versuchen, zusammenzuarbeiten. Wenn ein Manager versucht, mit einem Macher zu arbeiten, ohne zu wissen, wie die Arbeit eines Machers funktioniert, führt dies zu Produktivitätskatastrophen. Da der relative Zeitblock für den Manager so wenig kostet und den Manager produktiver macht, gehen sie davon aus, und das aus gutem Grund, dass dies auch für den Macher gilt.

„Es sind nur 30 Minuten, und du hast die freie Zeit, was ist das Problem?“

Aber das könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein. Es kostet Macher 10-mal mehr. Ein kurzes Meeting kostet eine winzige Arbeitseinheit für den Manager… und eine riesige Arbeitseinheit für den Macher.

Noch schlimmer ist es, wenn ein Manager einen Macher bittet, Zeit zu blocken, hat der Macher zwei schreckliche Ergebnisse. Erstens, sie beleidigen entweder den Manager (und gehen andere Risiken ein), indem sie die Einladung ablehnen. Oftmals wird die Beziehung beschädigt oder die Wahrscheinlichkeit einer zukünftigen Zusammenarbeit verringert (die sie möglicherweise benötigen). Oder sie akzeptieren und tragen die unzumutbar hohen Kosten für ein Meeting, das oft… nichts bringt.

Manager gehen oft davon aus, dass Macher wie sie auf Abruf arbeiten können. Aber das vermischt die Natur der Managerarbeit und der Macherarbeit. Und angesichts der Tatsache, dass die meisten Menschen nach Managerplänen arbeiten, führt dies zu enormen Produktivitätsverlusten und sehr späten Nächten oder frühen Morgenstunden für den Macher, der den Zeitplänen aller anderen nachkommen muss – meist aus Angst und Höflichkeit.

Das bedeutet, dass Manager oft die Arbeit verhindern, die sie überprüfen! Und wenn das passiert (oft), verlieren beide Parteien. Je schlechter die Leistung des Machers wird, desto mehr versucht der Manager, ihn im Auge zu behalten! Lose-lose.

Leider funktioniert so die Welt. Aber es gibt einen besseren Weg...

Die Lösung

Wir greifen das Problem an drei Fronten an: für den Manager, für die Macher und für die Organisation.

Für die Manager:

Verstehe die Kosten, die du einem Macher auferlegst.

Die Koordination von Zeiten während der Arbeit zerstört deren Produktivität. Und wenn du eine Zeit festgelegt hast, verstehe, dass die Zeit selbst einen gesamten Arbeitsblock frisst. Kenne den Unterschied zwischen deiner Arbeit und der eines Machers. Wenn du ein Meeting anforderst, kostet es sie zehnmal mehr. Du nutzt einen ihrer 10 Slots pro Woche. Ich sage nicht, dass du deine Macher nicht treffen sollst. Nur, dass du, wenn du möchtest, dass deine Organisation produktiver ist, die Kosten deiner Anfragen verstehen solltest. Und wenn du Meetings anberaumst, stelle sicher, dass es sich wirklich lohnt.

Verstehe den Wert des "Neins" eines Machers.

Wenn ein Macher ein Meeting ablehnt, nimm es nicht persönlich. Sieh es als Versuch, ihre größere Verpflichtung dir und anderen gegenüber einzuhalten – das bedeutende Projekt abzuschließen.

Für die Macher:

Gute Manager wollen dir helfen. Lass sie!

Es liegt auch in deiner Verantwortung, Manager auf die Unterschiede zwischen deiner Arbeit und deinem Zeitplan aufmerksam zu machen. Sende ihnen diesen Beitrag, um ihnen zu helfen, dir zu helfen. Und ja, du musst manchmal Meetings abhalten, die deinen gesamten Tag auffressen. Wenn das passiert, bekämpfe Feuer mit Feuer – wechsle zu einem Manager-Kalenderstil.

Alle Macher haben einige administrative Aufgaben zu erledigen. Und da du den Block ohnehin verloren hast, kannst du einige gute Rückmeldungen, ernsthafte Gewinne und andere Vorteile erzielen, indem du den gesamten Block für so viele Meetings und andere administrative Aufgaben wie möglich widmest. Auf diese Weise kannst du andere Zeitblöcke in der Zukunft davor bewahren, unbrauchbar gemacht zu werden.

Setze Meeting-Blöcke und halte dich daran. Du kannst auch Standard-„Meeting“-Zeiten haben, in denen du diese akzeptierst. Und du musst diese verteidigen. Es ist selten, dass ein Meeting wirklich dringend ist. Sieh, ob du sie auf die festgelegten Blöcke verschieben kannst, die du im Voraus festgelegt hast. Mache diese Zeit für jeden verfügbar, der regelmäßig mit dir zusammenarbeitet, und für Leute, die spontan ein Meeting anfragen.

Da ich Unternehmer bin, widme ich die erste Hälfte des Tages der Arbeit als Macher und die zweite Hälfte der Arbeit als Manager. So können mich die Leute fast jeden Tag treffen… nur nach 15 Uhr. Außerdem plane ich meine Meetings von hinten nach vorne. Auf diese Weise, wenn jemand mit mir einen Termin vereinbart, passiert es so spät wie möglich am Tag. Auf diese Weise kann ich meinen Macher-Block ein wenig verlängern. Und obwohl der Zeigarnik-Effekt einsetzt, kann ich immer noch ein wenig mehr erledigen, als ich sonst könnte.

Profi-Tipp: Wenn du Freiberufler oder Solopreneur bist. Niemand arbeitet nach deinem Kalender und du hast niemanden in deinem Team, der für dich blockt. Erwarte, dass niemand weiß, wie du arbeitest oder warum. Als ich weniger Mittel hatte, arbeitete ich von 8:30 Uhr morgens bis 14 Uhr mittags an meiner „Macher“-Arbeit und kümmerte mich dann tagsüber um die üblichen Geschäftsfälle. Das gab mir 7 Arbeitsblöcke. 1 pro Tag während der Woche und zwei Blöcke an jedem Wochenendtag. Möglicherweise musst du einen solchen Zeitplan übernehmen. Mit deiner eigentlichen Arbeit vor oder nach den Unterbrechungen der „Manager“. Das hat mich durch die ersten Jahre gebracht. Über das Teilen dieses Beitrags mit allen, mit denen du arbeitest, hinaus, kann es eine gute Zwischenlösung sein.

Setze Erwartungen für langsame Antworten während deines Macher-Blocks. Menschen haben eine erstaunliche Fähigkeit, sich anzupassen, wenn du ihnen vorher Bescheid gibst. Menschen werden nur dann wirklich verärgert, wenn du die Erwartungen nicht erfüllst. Also – ändere sie! Lass alle wissen, dass dies deine Arbeitsweise ist und wann du ansprechbar bist und wann nicht.

Arbeite, wenn du sagst, dass du arbeitest.

Du darfst dich nur dann als „Macher“ bezeichnen, wenn du tatsächlich Dinge machst. Andernfalls bist du ein Narr und machst einen Narren aus jedem, der sich selbst als Macher bezeichnet.

Wenn du das Glück hast, Menschen zu haben, die deinen Zeitplan respektieren, schuldest du es ihnen, produktiv zu sein! Wenn du Zeit verschwendest, bestätigst du alle ihre Verdächtigungen. Sie werden denken, dass du nie gearbeitet hast! Und du beschädigst deinen Ruf und den Ruf aller anderen Macher. Du machst es weniger wahrscheinlich, dass sie deine Arbeit und dein Wort in Zukunft respektieren.

Für die Organisationen:

Erwäge, „ruhige“ Zeitblöcke vorzuschreiben.

Während dieser Zeiten dürfen sich ganze Teams nicht gegenseitig Nachrichten senden oder Meetings abhalten. Entweder eine Tageszeit täglich oder ganze Tage der Woche. Es muss nicht für die gesamte Organisation gelten, nur für die, in denen du Macher hast. Ingenieure. Entwickler. Texter. Bauarbeiter. Präsentatoren. Medienredakteure. Etc.

Verbreite diesen Inhalt an Macher und Manager gleichermaßen, damit jeder die gleiche Sprache verwenden kann, um diese große Quelle der Verschwendung zu beschreiben… und zu verhindern!

Mein Ziel ist es, das Bewusstsein für diese beiden Arbeitsstile zu erhöhen und Worte für etwas zu finden, das mich lange Zeit geplagt hat. Und hoffentlich den Machern da draußen, deren Arbeit die Welt bewegt, Worte zu geben. Damit sie dies mit den Menschen teilen können, mit denen sie arbeiten, um hoffentlich zu erklären, wie kostspielig „Hast du eine Minute?“ wirklich ist.